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    企業郵箱對初創企業管理的的重要性

    時間:2020.10.26


    據了解,很多初創企業一開始對企業郵箱并不重視,出于對公司成本的考慮,認為企業初期階段能省則省,前期用個人郵箱或是免費企業郵箱辦公就行,等到企業做大之后再進行升級到收費專業企業郵箱。


    殊不知,這樣相當于將企業信息安全置于一個裸奔的狀態,一旦出現問題,將追悔莫及!因為讓員工在客戶溝通內部管理時多使用員工個人郵箱、微信等進行溝通,這會給后期企業帶來很多隱患。


    一旦發生問題糾紛甚至是訴訟,會因相關記錄均在員工的私人郵箱或者微信中而無法獲得相關證據,即使是企業可以控制的微信,因手機或者電腦的存儲量有限,經常會定期刪除相關信息,待糾紛爆發時,證據早已灰飛煙滅。


    更為關鍵的是,員工使用個人郵箱或者是微信進行客戶的溝通,則客戶的相關資料都掌握在員工的手中,可能在利益的誘惑下,將企業的客戶轉為私人的客戶,或者在離職時造成企業的客戶流失。


    聰明的初創企業會使用企業郵箱進行文件交接,工作溝通,規定員工在涉及工作時一律通過郵件進行文件的傳遞交接,不得用于其他個人用途,公司有權隨時查看郵箱,通過控制監視內部員工電子郵件,解決侵犯員工私隱問題、文件流向存儲問題、客戶流失問題、證據保護問題,最大限度防止公司重要信息和商業秘密泄漏。


    使用企業郵箱可以自行設定管理員,方便地進行管理、自主群發、分組、修改密碼,設定功能限制等,這些都是個人郵箱無法比擬的。而且當員工離職時,企業還可回收郵箱賬號,使得該員工的所有客戶資料得以保留和延續。企業還可以進行監控管理,對工作郵件進行備份,防止郵件意外丟失并可留檔備查。

     


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